3rd November 2009

barcamp Organisation - Lektionen aus 2 Jahren

Nun ist es 2 Jahre her, dass ich das Team rund um Cem bei der Organisation des Wordcamps unterstützt habe.
Seitdem habe ich sowohl kleine Camps wie das artcamp als auch große wie das barcamp Hamburg (mit-)organisert und eine Menge gelernt. Ein wenig davon möchte ich Euch nun weitergeben.

1. Lerne Verstehe was ein barcamp ist

Franz hat einen super Text darüber geschrieben was ein barcamp ist. Dieser ist eine gute Einstiegslektüre, aber nur lesen reicht nicht aus um wirklich zu verstehen was ein barcamp ist.

Ein barcamp ist eine Unkonferenz, bei denen die Teilnehmer im Mittelpunkt stehen. Klingt einfach und logisch, ist es aber nicht wirklich.
Aus diesem Grund ist es obligatorisch, dass man mindestens ein barcamp mitgemacht hat.  Die Gemeinsamkeit aller wirklich guten barcamps die ich erlebt habe war ein Orga-team, dass mit Leidenschaft hinter dem Projekt stand - diesen”barcamp Spirit” muss man gespürt haben um ihn weitergeben zu können.

2. Überlege es Dir gut!

Ein barcamp zu organisieren kostet Zeit und Nerven, eine Menge Selbstdisziplin, eine hohe Frustrationstoleranz und einen gewissen Mc Gyver Spirit für die Momente in denen mal wieder die unglaublichsten Dinge passieren und man improvisieren muss.

3. Suche Dir ein gutes Team, idealerweise incl. Mediator

Ich habe barcamp Teams auseinanderbrechen und einzelne Menschen verzweifeln sehen, aus diesem Grunde ist es wichtig, dass man sich ein Team sucht mit dem man durch dick und dünn gehen kann. Für Diven und Traumtänzer wird die Luft schnell dünn und Streitigkeiten unter einzelnen Teammitgliedern sabotieren das gesamte Vorhaben.
Man muss sich auf jeden einzelnen Verlassen können und wenn mal was nicht funktioniert auch offen und ehrlich miteinander reden können.

Sollte es Streit geben ist es gut wenn man einen Mediator in seiner Mitte hat, der einen besonders guten Draht zu allen hat und in der Lage ist Missverständnisse auszuräumen und die Parteien wieder an einen Tisch zu bringen.

Da ich diese Rolle des öfteren inne hatte weiß ich wovon ich rede ;)

4. Location first & die “richtige” Location

Nach  dem “Debakel” mit dem artcamp habe ich eines gelernt - die Location hat absolute Priorität! Nicht nur weil ohne Location = kein barcamp sondern auch weil mit Location die Sponsorensuche deutlich einfacher wird.

Wichtig ist, dass man für die geplante Anzahl an Besuchern ausreichend Räume hat - einen großen für die Vorstellungsrund und etwa 2-x Räume für die Sessions (wir planen mit mindestens 1 Raum pro 50 Teilnehmer). Mindestens die Hälfte der Räume sollte einen Beamer haben, wenn kein Beamer da ist bitte offen kommunizieren - manch einer steht ohne seine Präsentation doof da. WLAN ist immer einer der kritischen Punkte, ohne WLAN gibt es schnell Unmut unter den Teilnehmern. Deshalb im Vorfeld gut testen wie das WLAN läuft und wo man noch einen Verstärker aufstellen muss. Ich hatte Glück, denn ich habe immer meinen WLAN-Guru Christian im Team gehabt ;)

5. Werbung, Werbung, Werbung

Ein barcamp ohne Teilnehmer funktioniert nicht also nutzt einfach alle Kanäle um auf Euer barcamp aufmerksam zu machen. Standart sind twitter Account, eintragen in den internationalen barcamp Kalender, auf XING, facebook, upcoming etc.
Je nach Zielgruppe sollte man versuchen in einschlägige Mailinglisten zu kommen (Beispiel - für das artcamp haben wir den Kunstverein gebeten in ihrem Newsletter auf uns aufmerksam zu machen).
Eine Pressemitteilung sowie mehrere blogeinträge, die Lust auf das camp machen sind auch nie verkehrt.
Wir haben festgestellt, das am besten eine Person für alle Marketingmaßnahmen zuständig ist und es koordiniert, sowie dokumentiert.

6.Das Thema Sponsoren

Was wirkt besser - Mail oder Anruf?
Unserer Erfahrung nach ist ein kurzer Anruf im Vorfeld wirksamer und die Recherche nach einem Ansprechpartner ist bei einschlägigen Business Networks relativ leicht geworden.

Wen spricht man an?
Natürlich kann man eine Liste von 100 potentiellen Sponsoren durchklingeln und wird dabei auch eine gewisse Erfolgsquote haben. Die Strategie, die für uns am besten funktioniert habe war jedoch nach thematisch passenden Sponsoren zu suchen.
Warum?
Es geht beim Sponsoring nicht darum Geld irgendwohin zu schieben, sondern einen Mehrwert zu generieren - das geht natürlich am besten, wenn das Thema passt. Ausserdem können sich die Sponsoren dann vor Ort besser einbringen und sind in der Regel mit dem Ergebnis am Schluss zufriedener. Zufriedene Sponsoren sind potentielle Sponsoren für das nächste Mal.

Ein weiteres wichtiges Thema - der Sponsorenflyer. Er sollte nicht nur die unterschiedlichen Sponsorenpakte beschreiben sonder auch erklären was ein barcamp ist und welche Zielgruppe der Sponsor erreichen kann.

7. Es muss nicht immer das 3 Gänge Menü sein & Sachsponsoren sind toll

Mir kommt es ein wenig so vor als ob viele barcamper mittlerweile viel zu verwöhnt von dem Catering auf barcamps sind. Wenn man will kann man Unsummen für Essen und Getränke ausgeben aber ich sage Euch eins - gemosert wird immer.
Aus diesem Grunde haben wir uns irgendwann dazu entschlossen dafür zu sorgen, dass es für jeden genug gibt aber aber auf unnötiges Gedöns zu verzichten. Ideal für diese Stratgie sind Sachsponsoren - ob leckeres Müsli, Schokolade,Tee, Kaffee oder Wein - ein barcamp ist immer eine gute Möglichkeit Produkte zu verkosten und direktes Feedback zu bekommen - eine Win-Win-Situation für beide.

8. Sicher Dich ab

Damit ist nicht nur eine Veranstaltungsversicherung gemeint, die es schon für etwa 150€ gibt und eine Menge Kopfschmerzen erspart. Wichtig ist es auch sich bei den Sponsoren eine gewisse Sicherheit zu holen um nicht nach dem camp mit einem Minus dazustehen. Am einfachsten ist es sich eine Sponsoring-Einverständniserklärung unterschreiben zu lassen. Eine kleine Geste, die erfahrungsgemäß viel Sorgen und Ärger erspart.

9. Austausch vorher und nachher sowie einfachere Organisation gewünscht - nimm mixxt

Auch wenn es immer wieder Duskussionen darüber gibt ob Wiki / Netzwerk oder sonstwas - ich habe die Organisation eines barcamps mit mixxt sehr zu schätzen gelernt.

Man gibt den Teilehmern ausreichend Gelegenheit sich vor der Veranstaltung über Sessionideen auszutauschen und schonmal zu gucken wer so kommt. Dazu bilden sich hier Fahrgemeinschaften und Mitwohnzentralen und im nachhinein kann man die Sessions an einem Ort dokumentieren, Bilder hochladen und Artikel verlinken.

Für mich als Organisator ist es schön einfach die Teilnehmerlisten zu verwalten, Newsletter zu verschicken und damit die Teilnehmer immer wieder zu aktivieren.

Eine Runde Sache, da man das Netzwerk auch für die nächste Veranstaltung reaktivieren kann und nicht aufs neue Teilnehmer gewinnen muss.

Und was Datenschutz und Nutzbarkeit angeht - ich bin mir sehr sehr sehr sicher, dass meine Daten hier sicher sind und ich kenne deutlich mehr Menschen, die nicht mit einem Wiki umgehen als jene, die ein Social Network nicht verstehen.

10. Der Dauerbrenner - die  No-Show-Rate

Ein Thema das mir bei jedem barcamp sauer aufstösst ist die No-Show-Rate d.h. der Anteil an Menschen die sich anmelden und dann meinen doch nicht erscheinen zu müssen. Das ist nicht nur ärgerlich für die, die aufgrund der vollen Teilnehmerliste nicht kommen können sondern auch für die Organisatoren und Sponsoren, die mit der Teilnehmerzahl rechnen.
Eine Lösung hat dafür noch keiner gefunden. Die einen Überbuchen aus Prinzip um etwa 30%, die anderen schreiben im Vorfeld unzählige Newsletter mit der Bitte, dass man sich doch bitte abmeldet, wenn man nicht kommt oder nehmen Anmeldegebühren, die nicht erstattet werden.
Gefühlt ist es so, dass die No-Show-Rate höher ist, wenn die Teilnehmer weniger webaffin sind (vielleicht weil die Klicks zum abmelden dann doch zu kompliziert sind?) oder die Anmeldung lange vorher geöffnet wurde.
Den super Geheimtipp gibt es hier leider nicht und man muss leider auch damit rechnen, das eine No-Show-Rate sogar 50% beträgt.

So, dies sind 10 Dinge, die ich mit den Jahren gelernt habe aber man lernt ja bekanntlich nie aus - was sind Eure Top-Tipps für die Organisation eines barcamp, wo habt Ihr andere Erfahrungen gemacht?

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6th August 2009

Viva con agua ist unser Partner für twestival local Hamburg

Mit Stolz verkünden wir, dass Viva con agua de Sankt Pauli unser Partner für das twestival in Hamburg ist :)

Viva con Agua de Sankt Pauli e.V. (VcA) ist ein international tätiger, gemeinnütziger Verein mit Ursprung in Hamburg – St. Pauli. Die vorrangigen Ziele des Vereins sind:

  • Verbesserung der Trinkwasserversorgung in Entwicklungsländern und somit Zugang zu sauberem Trinkwasser für alle
  • Umweltschutz, insbesondere Gewässerschutz
  • Schärfung des Bewusstseins aller Menschen für das globale Thema Wasser
  • Bereitstellung einer sozialen Plattform, die jeder mit gestalten kann!

Unserer Meinung nach passt Viva con Agua perfekt zum Hamburger twestival local weil

  1. Sie agieren von Hamburg aus in der ganzen Welt - das ist echter Hamburger Spirit, denn Hamburg ist das Tor zur Welt
  2. “Viva con Agua ist das Spenderherz von Sankt Pauli!” - dieser Leitsatz spricht uns aus dem Herzen
  3. Viva con Agua ist einfach genial - schaut Euch die kreativen Aktionen an und Ihr wisst was wir meinen
  4. Sie waren vom ersten Moment an genauso begeistert von der twestival Idee wie wir - und das Team rockt einfach ;)
  5. Sie wissen was twitter ist und twittern selbst ;) Einfach hier folgen @vivaconagua

Ich saß am Dienstag mit denen zu einem kleinen kick-off meeting zusammen und habe die Chance genutzt zwei kleine Videos mit Christian zu machen in dem er persönlich erklärt was Viva con Agua macht und wie Sie das Geld nutzen möchten, das wir beim twestival local sammeln werden.

Zunächst hier einmal die englische Version - wenn youtube sich entschlicßt nach >24std die deutsche Version processed zu haben tausche ich es aus ;)

 

Das ist nur der erste Schritt - es gibt noch viel zu tun!
Unser twestival-Team besteht derzeit aus @crasch, @krisenticker, @doofeshuhn @funkymc und meiner Wenigkeit - wenn Ihr uns helfen möchtet freuen wir uns sehr :-)

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1st May 2009

barcamps Deutschland Kalender 2009 die 2.

In den letzen Wochen hat sich einiges getan in dem barcamp Kalender für Deutschland und wie gewohnt findet Ihre alle aktuellen Termine in dem kleinen Google Kalender, den ich ständig pflege, sobald mir ein neues Camp zu Ohren kommt.

Was steht an?

Bereits an diesem Wochenende (2.und 3. Mai) findet das politcamp in Berlin statt.

Das politkcamp bringt Politiker und den barcamp Gedanken zusammen. Gerade vor dem Hintergrund der anstehenden Bundestagswahl wird es spannend zu hören wie weit die Politik in Sachen Wahlkampf im Internet ist. Bekommen wir einen deutschen Obama, oder haben deutsche Politiker noch zuviel Angst vor den Untiefen des Mitmachwebs? Wir werden es rausfinden.

Sessionplanung und Co findet Ihr übrigens hier im mixxt Netzwerk

2 Wochen Ruhe danach rächen sich mit 3 unterschiedlichen Camps an einem Wochenende. Am 23.5. starten das Fucamp im Schwarzwald, das UXcamp in Berlin  sowie das barcamp Kirchentag in Bremen.

fucamp ist ein “normales” barcamp in Furtwangen und es gibt sogar gratis Übernachtungsmöglichkeiten für die Teilnehmer.

Bei UXcamp geht es natürlich um Themen rund um user experience und das barcamp zum Kirchentag soll Kirchen  web2.0 und freie Software zur Verbesserung der Kommunikation näher bringen.

Das elbcamp, welches ein barcamp zum Thema Bewegtbild im Netz wird, dass direkt an der Elbe stattfindet, wurde leider vertagt - wenn Ihr Interesse habt, meldet Euch gerne im Netzwerk an, dann werdet Ihr informiert wenn das neue Datum feststeht.

Über das Wochenende zwischen dem 30. und 31.05 findet das railscamp in Münster statt und ich soweit ich gehört habe gibt es eine Menge ruby on rails Entwickler die sich schon jetzt sehr darauf feuen.

Das barcamp Hannover ist für den Juni angekündigt, einen festen Termin gibt es aber bisher noch nicht.

Dafür kommt am  6. und 7. Juni das barcamp cologne 3 und ein passenderes Banner hätte Sascha nicht basteln können ;)
Barcamp Cologne 3

Direkt am 12.und 13.6. kommt dann das RemixCamp in Hamburg. Klassisches Marketing trifft hier auf web2.0 und barcamp auf klassische Konferenz.
Vorraussichtlich am 20./ 21. Juni geht es mit dem gamecamp in München weiter. In den Räumlichkeiten von Microsoft (ich war mal da, die sind klasse ;) ) wird es hier 2 Tage lang um das Thema games & Co gehen.

Dann kommen 2 camp an einem Wochentag und zwar dem 25.6. und praktischerweise beide in Berlin. Das Monetization 2.0 Camp in den Räumen von zanox und das Social Media Camp.

Danach scheint es wieder das barcamp Sommerloch zu geben, denn der nächste Termin ist erst Ende August.

Bis dahin fliesst noch eine Menge Wasser die Elbe hinunter und es wird noch eine Reihe von Änderungen geben, aus diesem Grund - stay tuned, sobald ich etwas neues weiß werde ich es in dem barcamp Deutshland google Kalender aktualisieren und Ihr werdet automatisch informiert wenn Ihr diesen abonniert.

Den Link für ical bekommt Ihr mit einem Klick hier

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28th March 2009

barcamp london 6

It has been quite a challange to get the tickets to barcamp London. I missed the first round where the tickets were gone after 30 seconds but I managed to get a ticket in the second round but it had been a rush.

I left the office late, ran back from the train station to my flat, stormed trough the door, sat down on the floor opened my macbook and the exact time firefox loaded the page to 20:00 and I was one of the lucky ones :)

Now that I am in London since yesterday all stress is gone and I´m really excited about today and tomorrow.


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15th November 2008

Morgen geht es zur Xtopia 08

Morgen Mittag startet die Preconference der Xtopia in Berlin und wie schon im letzten Jahr werde ich dabei sein. xtopia
Diesmal nicht nur um live zu bloggen, sondern auch um den dort anwesenden Entscheidern, Designern und Entwicklern Themen wie barcamps, twitter und Co. näher zu bringen.
Ich bin sehr gespannt, vor allem auch darauf, wie viele skeptische Gesichter ich zu sehen bekomme, wenn ich von einer Konferenzform erzähle, die komplett ohne vorherige Organisation von Speakern funktioniert und von den Teilnehmern bestimmt wird - also das komplette Gegenteil von der perfekt organiserten Xtopia.

So, und nun gehe ich packen - morgen um 12:00 muss ich ja schon in Berlin sein ;)

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12th September 2008

Das artcamp im sicheren Hafen - die Fusion aus Kunst und web2.0 kann starten

Seit gestern Mittag steht es fest - das artcamp hat nicht nur die Unterstützung von einer Reihe von tollen Sponsoren, sondern auch eine Location in der Hamburger Innenstadt.

Somit steht fest - das artcamp ist von der Seenot in den sicheren Hafen gekommen und das auch dank Eurer Hilfe - den vielen Kontakten, die uns vermittelt wurden, den Ideen wo man noch fragen könnte und die moralische Unterstützung, die über Absagen und Rückschläge geholfen hat.  Am Ende ist alles gut - wir haben Räume, WLAN und Verpflegung für alle, spannende Gäste, einen kreativ Wettbewerb und tolle Partner - vielen Dank an Euch alle*!!

Heute Mittag um 12 werden wir im artcamp blog verkünden wo genau das artcamp stattfinden wird und was dann noch fehlt sind viele weitere Anmeldungen um die Räume mit Leben zu füllen.

Wir freuen uns auf Euch und please spread the word !!!

* robert , franz, cem, christian, oliver, stefan, oliver, sascha, brenrhad, jan, christian, visual blog, fragrcrowncrow, microsoft, wer weiss was, mygallfrosta, sonntagmorgen, puretea, viva vino, eve, mymuesli, apollinaris und und und - wessen ping ich übersehen habe, bitte Entschuldigung und bitte melden!!

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21st August 2008

artcamp in Seenot

In der letzten Wochen ist uns der Super-GAU passiert - beide der anviserten Locations (Favorit + fall back Lösung ) haben uns plötzlich eine Absage erteilt und nicht nur das, es hat sich auch gleich noch ein grosser Sponsor verabschiedet, den wir fest in das Budget mit eingeplant hatten.

artcamphamburg08small.jpg

In allen 3 Fällen waren gab es keine wirklich Begründung - nur eine Email, die wie eine dieser Standart Absagen a la “Es tut uns leid aber wir müssen Ihnen mitteilen das Sie den Job nicht bekommen haben, bitte nehmen Sie das nicht persönlich” wirkte.

Nun denn, Aufgeben gilt nicht und deswegen haben wir uns gestern bis in die Nacht zusammengesetzt und heute habe ich Franz, den Vater der deutschen barcamps angerufen um ihn um Rat zu fragen, weil ich nicht wusste wie man mit sowas umgeht.

Vielen Dank Franz, für das super Gespräch mit guten Ideen und vor allem der Einsicht - Schweigen bringt nichts und in diesem Sinne hier auch der offizielle Hilferuf :

Das artcamp ist in Seenot, wer hilft uns einen sicheren Hafen zu finden ?

PS: Die Rahmendaten: Wir denken das etwa 150-200 Leute kommen, als Termin ist der 20. und 21. September geplant, Ort ist Hamburg und das artcamp in einem Satz:
Das artcamp ist die Fusion aus der
Mentalität des offenen
Austausches von BarCamps, den
Möglickeiten des Internets und
dem Zauber von Kunst

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19th August 2008

Der ultimative web 2.0 Song - wer macht das Video ?

Ich finde treffender als mit dieser Textpassage kann man den ganzen Hype rund um twitter, social networks, blogs und Co nicht bescheiben.

because we are your friends you`ll never be alone again…

Das Wort Freund hat nicht nur für mich in dieser web2.0 / social media / whatever you may call it - Welt eine ganz eigene Definition und egal zu welcher Tages oder Nachtzeit man online ist, irgendwer ist immer da - man ist niemals allein.

Und weil mein Gehirn dazu neigt alles was mir durch den Kopf geht in Bilder umzuwandeln hatte ich auch gleich eine Idee für ein Video dazu, eine Kombination aus Screenshots, Fotos und kleinen Videos von barcamps - die Frage ist wer kann sowas?

Vielleicht könnte man das ja auch als Projekt für das Filmcamp anreissen?

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17th August 2008

barcamps in Deutschland 2008 Updates

Da sich in den letzten Wochen wieder ein paar neue Camps angekündigt haben hier einmal ein Update für den barcamp Kalender sowie ein kurzer Überblick über die neuen Camps.

Am 2.Oktober findet das ConventionCamp in Hannover statt

Auf dem 1. ConventionCamp Hannover am 02. Oktober bieten Macher, Verantwortliche und Internetinteressierte die Chance zum offenen Dialog zu aktuellen Fragestellungen, Trends und Perspektiven der Internetentwicklung.

Nicht ganz barcamp aber mindestens genauso spannend ist das dna_digital Open Space am 3.November in Berlin

DNAdigital ist eine Initiative des Dritten Nationalen IT-Gipfels für den offenen Dialog von Digital Natives und Top-Entscheidern.

Ganz spontan hat Robert ein Filmcamp auf die Beine gestellt - Ende November im schönen Berlin und wie der Name schon sagt rund um das Thema Film.

So und hier der aktualisierte Google Kalender :)

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