3rd November 2009

barcamp Organisation - Lektionen aus 2 Jahren

Nun ist es 2 Jahre her, dass ich das Team rund um Cem bei der Organisation des Wordcamps unterstützt habe.
Seitdem habe ich sowohl kleine Camps wie das artcamp als auch große wie das barcamp Hamburg (mit-)organisert und eine Menge gelernt. Ein wenig davon möchte ich Euch nun weitergeben.

1. Lerne Verstehe was ein barcamp ist

Franz hat einen super Text darüber geschrieben was ein barcamp ist. Dieser ist eine gute Einstiegslektüre, aber nur lesen reicht nicht aus um wirklich zu verstehen was ein barcamp ist.

Ein barcamp ist eine Unkonferenz, bei denen die Teilnehmer im Mittelpunkt stehen. Klingt einfach und logisch, ist es aber nicht wirklich.
Aus diesem Grund ist es obligatorisch, dass man mindestens ein barcamp mitgemacht hat.  Die Gemeinsamkeit aller wirklich guten barcamps die ich erlebt habe war ein Orga-team, dass mit Leidenschaft hinter dem Projekt stand - diesen”barcamp Spirit” muss man gespürt haben um ihn weitergeben zu können.

2. Überlege es Dir gut!

Ein barcamp zu organisieren kostet Zeit und Nerven, eine Menge Selbstdisziplin, eine hohe Frustrationstoleranz und einen gewissen Mc Gyver Spirit für die Momente in denen mal wieder die unglaublichsten Dinge passieren und man improvisieren muss.

3. Suche Dir ein gutes Team, idealerweise incl. Mediator

Ich habe barcamp Teams auseinanderbrechen und einzelne Menschen verzweifeln sehen, aus diesem Grunde ist es wichtig, dass man sich ein Team sucht mit dem man durch dick und dünn gehen kann. Für Diven und Traumtänzer wird die Luft schnell dünn und Streitigkeiten unter einzelnen Teammitgliedern sabotieren das gesamte Vorhaben.
Man muss sich auf jeden einzelnen Verlassen können und wenn mal was nicht funktioniert auch offen und ehrlich miteinander reden können.

Sollte es Streit geben ist es gut wenn man einen Mediator in seiner Mitte hat, der einen besonders guten Draht zu allen hat und in der Lage ist Missverständnisse auszuräumen und die Parteien wieder an einen Tisch zu bringen.

Da ich diese Rolle des öfteren inne hatte weiß ich wovon ich rede ;)

4. Location first & die “richtige” Location

Nach  dem “Debakel” mit dem artcamp habe ich eines gelernt - die Location hat absolute Priorität! Nicht nur weil ohne Location = kein barcamp sondern auch weil mit Location die Sponsorensuche deutlich einfacher wird.

Wichtig ist, dass man für die geplante Anzahl an Besuchern ausreichend Räume hat - einen großen für die Vorstellungsrund und etwa 2-x Räume für die Sessions (wir planen mit mindestens 1 Raum pro 50 Teilnehmer). Mindestens die Hälfte der Räume sollte einen Beamer haben, wenn kein Beamer da ist bitte offen kommunizieren - manch einer steht ohne seine Präsentation doof da. WLAN ist immer einer der kritischen Punkte, ohne WLAN gibt es schnell Unmut unter den Teilnehmern. Deshalb im Vorfeld gut testen wie das WLAN läuft und wo man noch einen Verstärker aufstellen muss. Ich hatte Glück, denn ich habe immer meinen WLAN-Guru Christian im Team gehabt ;)

5. Werbung, Werbung, Werbung

Ein barcamp ohne Teilnehmer funktioniert nicht also nutzt einfach alle Kanäle um auf Euer barcamp aufmerksam zu machen. Standart sind twitter Account, eintragen in den internationalen barcamp Kalender, auf XING, facebook, upcoming etc.
Je nach Zielgruppe sollte man versuchen in einschlägige Mailinglisten zu kommen (Beispiel - für das artcamp haben wir den Kunstverein gebeten in ihrem Newsletter auf uns aufmerksam zu machen).
Eine Pressemitteilung sowie mehrere blogeinträge, die Lust auf das camp machen sind auch nie verkehrt.
Wir haben festgestellt, das am besten eine Person für alle Marketingmaßnahmen zuständig ist und es koordiniert, sowie dokumentiert.

6.Das Thema Sponsoren

Was wirkt besser - Mail oder Anruf?
Unserer Erfahrung nach ist ein kurzer Anruf im Vorfeld wirksamer und die Recherche nach einem Ansprechpartner ist bei einschlägigen Business Networks relativ leicht geworden.

Wen spricht man an?
Natürlich kann man eine Liste von 100 potentiellen Sponsoren durchklingeln und wird dabei auch eine gewisse Erfolgsquote haben. Die Strategie, die für uns am besten funktioniert habe war jedoch nach thematisch passenden Sponsoren zu suchen.
Warum?
Es geht beim Sponsoring nicht darum Geld irgendwohin zu schieben, sondern einen Mehrwert zu generieren - das geht natürlich am besten, wenn das Thema passt. Ausserdem können sich die Sponsoren dann vor Ort besser einbringen und sind in der Regel mit dem Ergebnis am Schluss zufriedener. Zufriedene Sponsoren sind potentielle Sponsoren für das nächste Mal.

Ein weiteres wichtiges Thema - der Sponsorenflyer. Er sollte nicht nur die unterschiedlichen Sponsorenpakte beschreiben sonder auch erklären was ein barcamp ist und welche Zielgruppe der Sponsor erreichen kann.

7. Es muss nicht immer das 3 Gänge Menü sein & Sachsponsoren sind toll

Mir kommt es ein wenig so vor als ob viele barcamper mittlerweile viel zu verwöhnt von dem Catering auf barcamps sind. Wenn man will kann man Unsummen für Essen und Getränke ausgeben aber ich sage Euch eins - gemosert wird immer.
Aus diesem Grunde haben wir uns irgendwann dazu entschlossen dafür zu sorgen, dass es für jeden genug gibt aber aber auf unnötiges Gedöns zu verzichten. Ideal für diese Stratgie sind Sachsponsoren - ob leckeres Müsli, Schokolade,Tee, Kaffee oder Wein - ein barcamp ist immer eine gute Möglichkeit Produkte zu verkosten und direktes Feedback zu bekommen - eine Win-Win-Situation für beide.

8. Sicher Dich ab

Damit ist nicht nur eine Veranstaltungsversicherung gemeint, die es schon für etwa 150€ gibt und eine Menge Kopfschmerzen erspart. Wichtig ist es auch sich bei den Sponsoren eine gewisse Sicherheit zu holen um nicht nach dem camp mit einem Minus dazustehen. Am einfachsten ist es sich eine Sponsoring-Einverständniserklärung unterschreiben zu lassen. Eine kleine Geste, die erfahrungsgemäß viel Sorgen und Ärger erspart.

9. Austausch vorher und nachher sowie einfachere Organisation gewünscht - nimm mixxt

Auch wenn es immer wieder Duskussionen darüber gibt ob Wiki / Netzwerk oder sonstwas - ich habe die Organisation eines barcamps mit mixxt sehr zu schätzen gelernt.

Man gibt den Teilehmern ausreichend Gelegenheit sich vor der Veranstaltung über Sessionideen auszutauschen und schonmal zu gucken wer so kommt. Dazu bilden sich hier Fahrgemeinschaften und Mitwohnzentralen und im nachhinein kann man die Sessions an einem Ort dokumentieren, Bilder hochladen und Artikel verlinken.

Für mich als Organisator ist es schön einfach die Teilnehmerlisten zu verwalten, Newsletter zu verschicken und damit die Teilnehmer immer wieder zu aktivieren.

Eine Runde Sache, da man das Netzwerk auch für die nächste Veranstaltung reaktivieren kann und nicht aufs neue Teilnehmer gewinnen muss.

Und was Datenschutz und Nutzbarkeit angeht - ich bin mir sehr sehr sehr sicher, dass meine Daten hier sicher sind und ich kenne deutlich mehr Menschen, die nicht mit einem Wiki umgehen als jene, die ein Social Network nicht verstehen.

10. Der Dauerbrenner - die  No-Show-Rate

Ein Thema das mir bei jedem barcamp sauer aufstösst ist die No-Show-Rate d.h. der Anteil an Menschen die sich anmelden und dann meinen doch nicht erscheinen zu müssen. Das ist nicht nur ärgerlich für die, die aufgrund der vollen Teilnehmerliste nicht kommen können sondern auch für die Organisatoren und Sponsoren, die mit der Teilnehmerzahl rechnen.
Eine Lösung hat dafür noch keiner gefunden. Die einen Überbuchen aus Prinzip um etwa 30%, die anderen schreiben im Vorfeld unzählige Newsletter mit der Bitte, dass man sich doch bitte abmeldet, wenn man nicht kommt oder nehmen Anmeldegebühren, die nicht erstattet werden.
Gefühlt ist es so, dass die No-Show-Rate höher ist, wenn die Teilnehmer weniger webaffin sind (vielleicht weil die Klicks zum abmelden dann doch zu kompliziert sind?) oder die Anmeldung lange vorher geöffnet wurde.
Den super Geheimtipp gibt es hier leider nicht und man muss leider auch damit rechnen, das eine No-Show-Rate sogar 50% beträgt.

So, dies sind 10 Dinge, die ich mit den Jahren gelernt habe aber man lernt ja bekanntlich nie aus - was sind Eure Top-Tipps für die Organisation eines barcamp, wo habt Ihr andere Erfahrungen gemacht?

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