3rd November 2009

barcamp Organisation - Lektionen aus 2 Jahren

Nun ist es 2 Jahre her, dass ich das Team rund um Cem bei der Organisation des Wordcamps unterstützt habe.
Seitdem habe ich sowohl kleine Camps wie das artcamp als auch große wie das barcamp Hamburg (mit-)organisert und eine Menge gelernt. Ein wenig davon möchte ich Euch nun weitergeben.

1. Lerne Verstehe was ein barcamp ist

Franz hat einen super Text darüber geschrieben was ein barcamp ist. Dieser ist eine gute Einstiegslektüre, aber nur lesen reicht nicht aus um wirklich zu verstehen was ein barcamp ist.

Ein barcamp ist eine Unkonferenz, bei denen die Teilnehmer im Mittelpunkt stehen. Klingt einfach und logisch, ist es aber nicht wirklich.
Aus diesem Grund ist es obligatorisch, dass man mindestens ein barcamp mitgemacht hat.  Die Gemeinsamkeit aller wirklich guten barcamps die ich erlebt habe war ein Orga-team, dass mit Leidenschaft hinter dem Projekt stand - diesen”barcamp Spirit” muss man gespürt haben um ihn weitergeben zu können.

2. Überlege es Dir gut!

Ein barcamp zu organisieren kostet Zeit und Nerven, eine Menge Selbstdisziplin, eine hohe Frustrationstoleranz und einen gewissen Mc Gyver Spirit für die Momente in denen mal wieder die unglaublichsten Dinge passieren und man improvisieren muss.

3. Suche Dir ein gutes Team, idealerweise incl. Mediator

Ich habe barcamp Teams auseinanderbrechen und einzelne Menschen verzweifeln sehen, aus diesem Grunde ist es wichtig, dass man sich ein Team sucht mit dem man durch dick und dünn gehen kann. Für Diven und Traumtänzer wird die Luft schnell dünn und Streitigkeiten unter einzelnen Teammitgliedern sabotieren das gesamte Vorhaben.
Man muss sich auf jeden einzelnen Verlassen können und wenn mal was nicht funktioniert auch offen und ehrlich miteinander reden können.

Sollte es Streit geben ist es gut wenn man einen Mediator in seiner Mitte hat, der einen besonders guten Draht zu allen hat und in der Lage ist Missverständnisse auszuräumen und die Parteien wieder an einen Tisch zu bringen.

Da ich diese Rolle des öfteren inne hatte weiß ich wovon ich rede ;)

4. Location first & die “richtige” Location

Nach  dem “Debakel” mit dem artcamp habe ich eines gelernt - die Location hat absolute Priorität! Nicht nur weil ohne Location = kein barcamp sondern auch weil mit Location die Sponsorensuche deutlich einfacher wird.

Wichtig ist, dass man für die geplante Anzahl an Besuchern ausreichend Räume hat - einen großen für die Vorstellungsrund und etwa 2-x Räume für die Sessions (wir planen mit mindestens 1 Raum pro 50 Teilnehmer). Mindestens die Hälfte der Räume sollte einen Beamer haben, wenn kein Beamer da ist bitte offen kommunizieren - manch einer steht ohne seine Präsentation doof da. WLAN ist immer einer der kritischen Punkte, ohne WLAN gibt es schnell Unmut unter den Teilnehmern. Deshalb im Vorfeld gut testen wie das WLAN läuft und wo man noch einen Verstärker aufstellen muss. Ich hatte Glück, denn ich habe immer meinen WLAN-Guru Christian im Team gehabt ;)

5. Werbung, Werbung, Werbung

Ein barcamp ohne Teilnehmer funktioniert nicht also nutzt einfach alle Kanäle um auf Euer barcamp aufmerksam zu machen. Standart sind twitter Account, eintragen in den internationalen barcamp Kalender, auf XING, facebook, upcoming etc.
Je nach Zielgruppe sollte man versuchen in einschlägige Mailinglisten zu kommen (Beispiel - für das artcamp haben wir den Kunstverein gebeten in ihrem Newsletter auf uns aufmerksam zu machen).
Eine Pressemitteilung sowie mehrere blogeinträge, die Lust auf das camp machen sind auch nie verkehrt.
Wir haben festgestellt, das am besten eine Person für alle Marketingmaßnahmen zuständig ist und es koordiniert, sowie dokumentiert.

6.Das Thema Sponsoren

Was wirkt besser - Mail oder Anruf?
Unserer Erfahrung nach ist ein kurzer Anruf im Vorfeld wirksamer und die Recherche nach einem Ansprechpartner ist bei einschlägigen Business Networks relativ leicht geworden.

Wen spricht man an?
Natürlich kann man eine Liste von 100 potentiellen Sponsoren durchklingeln und wird dabei auch eine gewisse Erfolgsquote haben. Die Strategie, die für uns am besten funktioniert habe war jedoch nach thematisch passenden Sponsoren zu suchen.
Warum?
Es geht beim Sponsoring nicht darum Geld irgendwohin zu schieben, sondern einen Mehrwert zu generieren - das geht natürlich am besten, wenn das Thema passt. Ausserdem können sich die Sponsoren dann vor Ort besser einbringen und sind in der Regel mit dem Ergebnis am Schluss zufriedener. Zufriedene Sponsoren sind potentielle Sponsoren für das nächste Mal.

Ein weiteres wichtiges Thema - der Sponsorenflyer. Er sollte nicht nur die unterschiedlichen Sponsorenpakte beschreiben sonder auch erklären was ein barcamp ist und welche Zielgruppe der Sponsor erreichen kann.

7. Es muss nicht immer das 3 Gänge Menü sein & Sachsponsoren sind toll

Mir kommt es ein wenig so vor als ob viele barcamper mittlerweile viel zu verwöhnt von dem Catering auf barcamps sind. Wenn man will kann man Unsummen für Essen und Getränke ausgeben aber ich sage Euch eins - gemosert wird immer.
Aus diesem Grunde haben wir uns irgendwann dazu entschlossen dafür zu sorgen, dass es für jeden genug gibt aber aber auf unnötiges Gedöns zu verzichten. Ideal für diese Stratgie sind Sachsponsoren - ob leckeres Müsli, Schokolade,Tee, Kaffee oder Wein - ein barcamp ist immer eine gute Möglichkeit Produkte zu verkosten und direktes Feedback zu bekommen - eine Win-Win-Situation für beide.

8. Sicher Dich ab

Damit ist nicht nur eine Veranstaltungsversicherung gemeint, die es schon für etwa 150€ gibt und eine Menge Kopfschmerzen erspart. Wichtig ist es auch sich bei den Sponsoren eine gewisse Sicherheit zu holen um nicht nach dem camp mit einem Minus dazustehen. Am einfachsten ist es sich eine Sponsoring-Einverständniserklärung unterschreiben zu lassen. Eine kleine Geste, die erfahrungsgemäß viel Sorgen und Ärger erspart.

9. Austausch vorher und nachher sowie einfachere Organisation gewünscht - nimm mixxt

Auch wenn es immer wieder Duskussionen darüber gibt ob Wiki / Netzwerk oder sonstwas - ich habe die Organisation eines barcamps mit mixxt sehr zu schätzen gelernt.

Man gibt den Teilehmern ausreichend Gelegenheit sich vor der Veranstaltung über Sessionideen auszutauschen und schonmal zu gucken wer so kommt. Dazu bilden sich hier Fahrgemeinschaften und Mitwohnzentralen und im nachhinein kann man die Sessions an einem Ort dokumentieren, Bilder hochladen und Artikel verlinken.

Für mich als Organisator ist es schön einfach die Teilnehmerlisten zu verwalten, Newsletter zu verschicken und damit die Teilnehmer immer wieder zu aktivieren.

Eine Runde Sache, da man das Netzwerk auch für die nächste Veranstaltung reaktivieren kann und nicht aufs neue Teilnehmer gewinnen muss.

Und was Datenschutz und Nutzbarkeit angeht - ich bin mir sehr sehr sehr sicher, dass meine Daten hier sicher sind und ich kenne deutlich mehr Menschen, die nicht mit einem Wiki umgehen als jene, die ein Social Network nicht verstehen.

10. Der Dauerbrenner - die  No-Show-Rate

Ein Thema das mir bei jedem barcamp sauer aufstösst ist die No-Show-Rate d.h. der Anteil an Menschen die sich anmelden und dann meinen doch nicht erscheinen zu müssen. Das ist nicht nur ärgerlich für die, die aufgrund der vollen Teilnehmerliste nicht kommen können sondern auch für die Organisatoren und Sponsoren, die mit der Teilnehmerzahl rechnen.
Eine Lösung hat dafür noch keiner gefunden. Die einen Überbuchen aus Prinzip um etwa 30%, die anderen schreiben im Vorfeld unzählige Newsletter mit der Bitte, dass man sich doch bitte abmeldet, wenn man nicht kommt oder nehmen Anmeldegebühren, die nicht erstattet werden.
Gefühlt ist es so, dass die No-Show-Rate höher ist, wenn die Teilnehmer weniger webaffin sind (vielleicht weil die Klicks zum abmelden dann doch zu kompliziert sind?) oder die Anmeldung lange vorher geöffnet wurde.
Den super Geheimtipp gibt es hier leider nicht und man muss leider auch damit rechnen, das eine No-Show-Rate sogar 50% beträgt.

So, dies sind 10 Dinge, die ich mit den Jahren gelernt habe aber man lernt ja bekanntlich nie aus - was sind Eure Top-Tipps für die Organisation eines barcamp, wo habt Ihr andere Erfahrungen gemacht?

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There are currently 21 responses to “barcamp Organisation - Lektionen aus 2 Jahren”

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  1. 1 On November 3rd, 2009, iMo (Moritz) said:

    Schöne Zusammenfassung Vivian!

    Die no-show-rate ist sicher auch Ergebnis zunehmender Angebote an Camps. Man meldet sich an, muss aber nicht kommen, weil das nächste Camp schon wartet …

    Eine Idee von @mthye: Teilnahmeschutzgebühr erheben, die man nur beim Erscheinen wieder zurück erhält, so 50,-EUR etwa. Wer nicht kommt, der “verliert” das Geld an die Orga oder guten Zweck. Wäre mal ein Versuch wert …

    Der iMo

  2. 2 On November 3rd, 2009, Stefan Evertz said:

    Danke für einen guten und motivierten Artikel - wenn du so kurz nach einem von dir organisierten BarCamp so schreiben kannst, war es definitiv ein gutes BarCamp ;)

    @iMo / Moritz:
    Die Pfandregelung / Teilnahmeschutzgebühr birgt leider weit mehr Probleme als sie löst. Bei 200 Teilnehmern wären das z.B. 10.000 EUR, die auf ein Konto gehen müssen, die verwaltet werden müssen und die dann wieder ausgezahlt werden müssen. Ich persönlich mag nicht an einem Check-In sitzen, an dem ich auf eine solche Summe aufpassen muss. Und ich würde solche Beträge auch nicht jedem in die Hand drücken, so sich die Orga wieder etwas mehr kümmern muss. Und wie weiß ich überhaupt, ob die Person wirklich “Gabi Mustermann” ist? Da heißt es dann Perso kontrollieren, usw.

    Ich weiß nicht, ob es sie vom ersten Tag an gab. Aber zumindest bei bzw. seit meinem ersten BarCamp (in Frankfurt) vor gut zwei Jahren war die “No-Show”-Rate ein Thema.

    Insofern hat Vivian auch da recht: Man kann das Problem reduzieren, aber es leider nicht ausrotten.

  3. 3 On November 3rd, 2009, Nicole Y. Männl (@enypsilon) said:

    Super Zusammenfassung, danke Vivian.
    Obwohl: es geht auch, dass man im Orga-Team ist und noch nie auf einem BarCamp war (siehe Link oben). So war es ja auch bei mir: ich habe das BarCamp Hannover 2008 mit organisiert und es war mein erstes BarCamp überhaupt.
    Dann ist es nur wichtig, dass man weitere Personen im Team dabei hat, die sich mit BarCamps auskennen. Ich habe damals viele Fragen gestellt und mich erkundigt, um den BarCamp-Stallgeruch zumindest in der Vorbereitungsphase theoretisch in die Nase zu bekommen. Als Neuling kann man wunderbar mit organisieren, wenn man offen für Neues ist und die wichtigen Dinge - unter Einsatz der eigenen Transferleistung - versteht, die ein BarCamp ausmachen.
    Mittlerweile werde ich sogar von anderen BarCamp-Orgas auch öfter mal nach Tipps gefragt, die gebe ich immer gern, um den BarCamp-Gedanken weiter zu verbreiten und zu erhalten.

  4. 4 On November 3rd, 2009, » LINKLOAD vom 03.11.2009 [UPLOAD Blog] said:

    [...] Wie organisiert man ein BarCamp? Vivian Pein gibt ihre Tipps aus zwei Jahren weiter. [...]

  5. 5 On November 4th, 2009, Boogie said:

    Ganz toll geschrieben. Ich werd’s als Lesetipp für Interessierte weiterempfehlen.

  6. 6 On November 4th, 2009, TwittLink - Your headlines on Twitter said:

    [...] Tweets about this great post on TwittLink.com [...]

  7. 7 On November 4th, 2009, Frank Huber said:

    Vielen Dank, Vivian für Deine Tipps und v.a. für Deine konkrete Unterstützung von so vielen BarCamps. Auch uns hat z.B. beim DesignCamp Dein Rat sehr geholfen. Schade finde ich, dass es in dem Kommentaren mal wieder v.a. nur ums Geld und No-Show-Raten geht. Ja, das ist ein Problem, aber das kann man sicher mit klugen Köpfen lösen.
    Mich interessieren viel mehr Themen wie die inhaltliche Weiterentwicklung, d.h. wie kann man spannende BarCamp-Themen und entsprechende Vorträge finden und mehr Leute motivieren, ihr Wissen zu teilen und sich zu beteiligen. Es muss ja keine TED oder DLD-Konkurrenz werden, aber ich glaube, dass BarCamps weit interessanter und spannender werden könnten - wenn mehr Menschen davon wüssten und vielleicht auch das eine oder andere Mal aktiv angesprochen werden würden.
    Ich glaube in der inhaltlichen Vorbereitung und Ansprache potenzieller Teilnehmer liegt auch ein wichtiges Element eines in den Augen der Teilnehmer erfolgreichen BarCamps.

  8. 8 On November 4th, 2009, Stefan Evertz said:

    @Frank Huber:
    Damit hier kein Missverständnis entsteht: Moritz hat eine Idee zur Lösung der No-Show-Raten genannt und ich habe versucht aufzuzeigen, warum diese Idee vermutlich nicht funktionieren wird - mehr nicht. Ansonsten hat Vivian einfach einen guten und schönen Text geschrieben - was alle KommentatorInnen einhellig festgestellt haben.

    Ansonsten sollten wir hier die “Weiterentwicklung” des Formats nicht mit der definitiv anzustrebenden “Weiterverbreitung” verwechseln. Letzteres ist absolut wünschenswert und erfordert in der Tat noch mehr bzw. viel persönlichen Einsatz. Die Notwendigkeit einer “Weiterentwicklung” dagegen sehe ich eigentlich nicht.

  9. 9 On November 4th, 2009, Frank Huber said:

    @Stefan Evertz Was den guten und schönen Text angeht, sind wir uns sicher alle einig. Schön, finde ich es auch, wenn man anderer Meinung sein kann, was die Möglichkeit einer “Weiterentwicklung” angeht. Hier stelle ich etwas überrascht eine gewisse Ablehnung bei allen Protagonisten fest - aber ist es denn nicht so, dass sich das Format aus der Ablehnung klassischer Konferenzen entwickelt hat? Es wäre meines Erachtens geradezu zynisch zu glauben, dass BarCamps der Weisheit letzter Schluß sind. Denn das Meta-Thema “Divergenz” lässt sich meines Erachtens noch ganz anders umsetzen und neu erfinden - auch wenn dabei das BarCamp-Format eines Tages vielleicht sogar in den Hintergrund treten muss. Aber lassen wir uns als offene Menschen doch einfach überraschen, was die Zukunft bringen mag.
    P.S.: Vielen Dank übrigens, dass Du das http://www.videocamp.de mitorganisierst - habe mich soeben dort am Netzwerk angemeldet.

  10. 10 On November 4th, 2009, Stefan Evertz said:

    Stelle gerade fest, dass ich gerne in meinem vorherigen Kommentar hinter “des Formats” unauffällig ein “nicht” ergänzen würde, um die Sinnhaftigkeit zu fördern ;)

  11. 11 On November 4th, 2009, tobetop said:

    super artikel. und alles wichtige drin.

    allerdings: Sachsponsoren –> Müsli!
    So toll es ist Sachsponsoren zu haben, Müsli macht Folgeprobleme. Man braucht Milch, Schüsseln, Löffel….
    Das sollte man hier und auch bei anderen Sachspenden beachten, denn ab einer gewissen Größe sind das wieder enorme Zusatzkosten.

  12. 12 On November 4th, 2009, maria-rita said:

    Hallo,

    danke für den tollen Beitrag. Da ich auch gerade dabei bin ein Barcamp zu organisieren, kommt mir dieser Beitrag gerade recht.

  13. 13 On November 5th, 2009, zeniscalm said:

    Ersteinmal vielen vielen Dank für das viele Feedback und das Lob - ich sitze hier mit einem breiten Lächeln und freu mich :-)

    @iMo - persönlich finde ich 50€ ein wenig hoch, gut angesichts der realen Kosten und zwei Tagen Vollverpflegung ist es nicht viel aber dann sollte man zumindest für jene, bei denen das Geld nicht so locker sitzt eine geeigenete Lösung finden. Und es würde zumindest ein paar barcamp-nomaden abschrecken ;) Trotzdem fand ich die 10€ die wir damals beim Wordcamp genommen haben sympatischer, wenn es denn schon eine “Schutzgebühr” sein soll.

    @Stefan - ja es war gut - oder bist Du da anderer Meinung ;) Und die Sinnhaftigkeit ergänze ich gleich.

    @Nicole Da habe ich mich ein wenig undeutlich ausgedrückt - klar, “barcamp-Jungfrauen” im Team sind absulut kein Problem und bringen oftmals neue Impulse rein.
    Nur habe ich mitbekommen, dass Teams in denen keiner weiß was ein barcamp ist viel Häckmäck verursachen und ich persönlich sehe sowas eher kritisch. Notlösung hier - laaange mit alten barcamp-Hasen unterhalten, dann kann es meiner Meinung nach noch einigermaßen funktionieren.

    @Frank - gern geschehen :) Weiterentwicklung sehe ich ein wenig differenziert und würde es eher Anpassung nennen. Ein barcamp lebt von dem Gedanken, dass es keine Zuschauer sondern nur Teilnehmer gibt. Bei vielen Neulingen spricht absolut nichts dagegen im Vorfeld “Leuchtturm-Session” zu organisieren, damit überhaupt Dynamik hineinkommt. Von einem im Vorfeld komplett geplanten barcamp halte ich nicht so viel - es sei denn man gibt den Kind einen anderen Namen, dann sieht die Sache wieder anders aus ;) Kunst ist immer Wandel - diesen Spruch von Gaudi kann man auf viele Gebiete anwenden.

    @tobetop Ja da hast Du absolut Recht, diesen Faktor sollte man im Hinterkopf behalten.

    @maria-rita Danke :-) Welches barcamp ist es denn wenn ich fragen darf?

  14. 14 On November 5th, 2009, Links anne Ruhr (05.11.2009) » Pottblog said:

    [...] BarCamp: Tipps und Hinweise zur Organisation (zeniscalm in the chaos) – Einige sinnvolle Lektionen aus zwei Jahren Organisation von BarCamps findet man hier gesammelt. Das lohnt sich nicht nur für potentielle Veranstalter, sondern auch für Besucher. [...]

  15. 15 On November 5th, 2009, links for 2009-11-04 « Where is my towel? said:

    [...] barcamp Organisation – Lektionen aus 2 Jahren » zeniscalm in the chaos schönes posting von ViviAn. (tags: barcamps orga learnings) [...]

  16. 16 On November 7th, 2009, Protokoll vom 7. November 2009beiTrackback said:

    [...] barcamp Organisation - Lektionen aus 2 Jahren [...]

  17. 17 On November 10th, 2009, links for 2009-11-09 « Ex Orbite said:

    [...] barcamp Organisation – Lektionen aus 2 Jahren » zeniscalm in the chaos (tags: barcamp howto organisation events) [...]

  18. 18 On January 29th, 2010, mixxt said:

    Leitfaden für die Organisation eines BarCamps…

    Im Herbst 2006 fanden die ersten deutschsprachigen BarCamps in Berlin, Wien und Köln statt. Seitdem haben unzählige Veranstaltungen dieses Format adaptiert und den sogenannten “Unkonferenzen” zu großer Popularität verholfen. Das Themens…

  19. 19 On August 2nd, 2010, Heiko said:

    long time no see, aber du könntest auch mal wieder was bloggen hier :)

  20. 20 On August 31st, 2011, Barcamp Hannover: Es begab sich aber zu der Zeit… – Teil 2 said:

    [...] selbst in den Blogeinträgen von Stefan (Tipps und Ideen für die Organisation) und Vivan (barcamp Organisation – Lektionen aus 2 Jahren) [...]

  21. 21 On September 26th, 2011, Links der Woche – KW38: Facebooks smarte Listen, Social Media Sucht, Podcast starten, Smartphon in der Transsib, Facebooks neuen TIcker loswerden, Traufgänge und Barcamp-Orga said:

    [...] den Beiträgen hatte jemand auf die Blogposts, wie man Barcamps organisiert, von Stefan Evertz und Vivian Pein verlinkt. Klasse [...]

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