4th February 2011

barcamp Shanghai oder deutsche Ordnung trifft auf Chaos ;)

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Eigentlich war es nur ein kleiner Traum während meines 3monatigen Aufenthaltes in Shanghai ein barcamp zu organisieren aber nach wenigen Gesprächen über das Thema packte mich der Ehrgeiz und ich habe es einfach getan.

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Erstaunlich war - soo groß war der Unterschied zwischen der Organisation in Deutschland und Shanghai gar nicht. Um genau zu sein habe ich nicht einmal was von dem “chinesischen Chaos” gemerkt, vor dem man mich gewarnt hatte - im Gegenteil. Der einzige Stolperstein in der gesamten Organisation was rein kommunikativer Natur und ohne jegliche chinesiche Beteiligung.
Was ich an Hilfsbereitschaft von chinesischer Seite gesehen habe war beeindruckend - ob nun die HR Assistentin, die mir jederzeit beim Übersetzen von englischen Texten ins chinesische geholfen hat, eine Bekannte, die die komplette Organisation rund um die TShirts übernommen hat oder eben David, der spontan als Übersetzer für die Eröffnungssession eingesprungen ist - es war einfach klasse.

Doch fangen wir einfach mal von vorne an.

Der erste Schritt - Kontakaufnahme mit früheren Organisatoren

Ich habe ein wenig rumgefragt wer von den vorherigen Organisatoren am relevantesten sein könnte, wenn ich bei der Organisation eines barcamps mithelfen wollen würde. Relativ schnell kam ich so auf Mark, den ich dann einfach über twitter kontaktiert habe.
Wenige Tage später trafen wir uns dann an einem Sonntag Mittag in der boxing cat brewery in der french concession. Nach nur kurzer Zeit kam auch Scott dazu, sowie 2 weitere Bekannte von Mark, die aber nichts weiter mit dem barcamp zu tun hatten.

Gut 3 Stunden lang haben wir uns also über barcamps und ähnliche social media events unterhalten. Das Problem das dabei immer wieder zur Sprache kam war, dass es in Shanghai keine zentrale Plattform gibt über die solche Events organisiert werden können. Sowohl facebook als auch barcamp.org sind gesprerrt, eine selbst gebastelte Mailingliste war auch nicht ideal und so stand relativ schnell die Frage “Wie macht ihr das denn in Deutschland?” im Raum.

Ok, die nächste halbe Stunde verbrachte ich also damit auf dem Mini-Display meines HTC Tattoo unterschiedliche barcamp Netzwerke zu zeigen und relativ schnell wurde klar, das wir den “german way” einmal versuchen wollten. [Ich freue mich übrigens sehr darüber, das die barcamp Community auch heute noch eingesetzt wird - german Ordnung funktioniert ;) ]

Bevor wir den Abend mit einem gemeinsamen Abendessen aufklingen liessen einigten wir uns noch auf den 12.Juni als Datum und die grundlegenden Aufgaben wurden verteilt.

Das Kernteam der Organisation sah damit so aus  (wir konnten Mark leider nicht mehr zu roten Haaren überreden - Team Redhead hätte sich dabei so viel besser angehört als barcamp Shanghai Orga Team…)

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Sponsorensuche

Eigentlich hatte ich das Thema für mich schnell zu den Akten gelegt, da Sponsorensuche in Shanghai eine Frage der Kontakte ist und ich dachte, dass ich mit 1,5 Monaten Aufenthalt hier keine Chance habe. Doch es sollte ganz anders kommen. Durch besagtes Kommunikationsproblem stand das barcamp nämlich 4 Wochen vorher auf der Kippe und hätte ich nicht über die Verkettung glücklicher Zufälle innerhalb kürzester Zeit 2 Sponsoren gefunden, die mehr als 50% der benötigten Summe gezahlt haben wäre mein Traum ins Wasser gefallen.

Die Kette der Zufälle sah so aus - ich war an einem Samstag Abend auf einer Rollschuh-Revival-Party, suchte am Sonntag aus langeweile in der twitter Suche nach Shanghai und stiess dabei auf einen tweet von Greg, der an dem Vorabend Bilder gemacht hatte. Darüber kamen wir ins Gespräch, stellten fest das wir beide interessiert die “startup Welt” da draussen beobachten und mit meiner Euphorie für die barcamp Idee hatte ich ihn schnell angesteckt. Er erklärte sich sofort bereit beim barcamp mitzuhelfen und als ich ihn fragte ob er vielleicht jemanden wüsste der sponsoren könnte meinte er kurzerhand - klar, ich. Dazu muss man sagen, die Kosten für ein barcamp in Shanghai sind mit denen in Deutschland nicht zu vergleichen. Mit etwa 550€ kann man um die 100 Personen einen ganzen Tag mit Essen und Getränken versorgen und für 250€ bekamen wir auch TShirts für alle.

Nach diesem ersten Glückstreffer folgte schnell weitere,  Greg brachte noch eine befreundete Agentur dazu ebenfalls als Sponsor aufzutreten und zwei Arbeitskollegen von mir gaben ebenfalls was dazu, für die restliche Summe sorgten tweets und einer der anderen Organisatoren.

Fazit - Kontakte sind wichtig, aber das kleine Quenchen Glück hat in diesem Fall sehr viel geholfen.

Location

Ich hatte grosses Glück, das mein Arbeitgeber the Netcircle sich sofort bereit erklärte das barcamp in den eingenen Räumen unterzubringen und uns auch vor Ort tatkräftig bei allem unterstützte. Während der Organisation bekamen wir dann sogar noch zwei weitere Angebote, die man für die nächsten barcamps im Hinterkopf behalten kann. In Deutschland fallen mir hier spontan Cimdata, QVC und Otto ein, die genauso unkompliziert mit dem Thema umgehen und den Vorteil für die Mitarbeiter und auch das Image erkannt haben.

Von TShirts bis zur Übersetzung

Regelrecht überwältigt war ich von der Hilfsbereitschaft von Menschen, die mit der Orga direkt eigentlich gar nichts zu tun hatten. Erika beispielsweise hat komplett zwischen mir und dem TShirt Hersteller vermittelt (ich erklärte ihr alles auf englisch, sie sprach mit ihm alles auf chinesisch ab) und diesen sogar an einen zweiten Druck geschickt, weil ein Buchstabe auf dem Shirt weiß statt gelb war. So saß das Ergebnis übrigens aus


David übersetzte im Vorfeld die Newsletter für uns und auf dem Camp selbst fungierte er als Dolmetscher für alles was wir so verkündeten und Grace hat mir komplett beim Übersetzen und richtig platzieren der Texte auf der Community geholfen. Alles ohne das man das Gefühl hatte das eine Gegenleistung oder Lob erwartet wird, was natürlich nicht heisst das es das nicht ausreichend gegeben hat ;)

Der grosse Tag - barcamp Shanghai 2010/I

Als es dann endlich soweit war - am morgen direkt nach dem ersten WM Spiel, war ich doch sehr erstaunt wie pünktlich viele der Besucher morgens auf der Matte standen und sofort mit anpackten, da wir noch in den Vorbereitungen steckten. Den ganzen Tag spürte man wieder diese unglaubliche Hilfbereitschaft. Interessant fand ich auch wie gut die Sessions die gehalten wurden vorbereitet waren. Nur eines scheint überall gleich zu sein - seinen Müll in die Mülleimer zu tun scheint eine Kunst für sich - aber auch hier gab es wieder fleissig Helferlein die beim aufräumen geholfen haben.

Das Camp selbst war aus meiner Sicht sehr erfolgreich - über 80 Teilnehmer und durchgehend volle Sessionräume, super Stimmung und hervorragendes Essen. Für mich war einer der schönsten Momente als Mark am Schluss sagte, das dies mein barcamp gewesen sei :-). Einen Bericht, den ich direkt während des barcamps geschrieben habe findet Ihr hier

Fazit

Kurz und schmerzlos - ich würde es jederzeit wieder tun! Danke an alle, die mitgeholfen haben!!!!

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This entry was posted on Friday, February 4th, 2011 at 11:48 pm and is filed under nur so. You can follow any responses to this entry through the RSS 2.0 feed. Both comments and pings are currently closed.

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